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消除浪费 从我做起

作者: 发布日期:2020-02-25

2月21日,股份公司刘卫星总裁在全体员工中展开了题为《精益管理之发现浪费》的专题培训,并要求各个班组、部门展开工作中存在哪些浪费的讨论,并找出应对措施。

根据刘总提出水、电、纸张、人员工作重复等的浪费,我结合部门实际情况,找到浪费点并制定了改善计划,以便更好的消除浪费、提高效率。

一、日常管理工作中的浪费改善

企业文化中心相较其它部门来说,因文字性的工作涉及打印材料比较多,像打印季刊、培训讲义、培训课件、宣传册及日常新闻稿打印等,故而首要做好纸张的有效利用,要做到以下三点:

一是、能电子版保存、观看使用的材料,尽量不打印纸质版;

二是、全部实行双面打印;

三是、打印后废纸回收出售,利润交回公司;

另外,黄埔军校初、班培训组织实施过程中,讲师授课费用(包括交通、住宿、餐饮费用)、员工住宿及餐饮、会议茶歇、会场物料(包括水、纸、笔、草稿纸、便利贴、白板笔等)及条幅、桌卡、胸卡等物料,结合实际情况,要做到以下三点:

一是、除必须费用外,减少甚至消除其他需求的费用。如餐饮是员工培训期间的必须费用,一定要提供;而纸、笔等员工有需要而非必须的东西,我们倡议员工自带。只有这样严格的把关,才能减少一切浪费,降低成本。

二是、提高物品重复利用率。像胸卡、桌卡、白板笔等物料做好回收工作,并根据3S的要求,放到固定位置以备再次使用。

三是、通过合理搭配及优先统筹的原则,降低成本。首先,茶歇水果要提前调研了解市场价格,下单时尽量购买当季价格便宜的水果,统筹搭配好。其次,讲师的差旅费尽量提前一周预定机票,以便拿到较为优惠的折扣。

此外,日常要做好办公用品等低值易耗品的有效使用及管理工作,如中性笔只更换笔芯,红包使用后回收重复利用等。个人养成习惯随手关闭水龙头、电脑电源开关等。

 

二、运营过程中的浪费改善

运营过程方面,要加强工作流程、审批流程与人力成本提高,建立有序、有标准、恒定,没有无效动作的协同办公。首先,要完善原有的工作流程,实现高效办公;其次,简化审批流程,节约时间成本。

人力成本方面要做到工作有计划,有结果导向思维,事事要结果,不做无效的工作。

档案管理方面,部门21个文件档案要及时更新与完善,并做到分门别类存放,后期查找实现30秒急速查询,减少因存放无序、混乱而造成的寻找时间成本的浪费。另外,电子音像档案也要实现3S管理并及时更新。

其次,公司企业文化官工作检查与监督方面,管理手段与方法尽量维持现状,减少变化和无效动作的浪费,提升协同办公效率,节约人力成本。

另外,企业文化标语张贴与检查方面,严格按照标准执行,具体工作中要做到指令明确,不增加沟通成本及浪费时间成本。

三、制造过程中的浪费改善

企业文化中心的产品主要有宣传册、季刊及企业文化标语制作等,目前都建立了稳定、有序、标准化的作业流程,要继续加强改善与监督管理,消除一切浪费现象。另外,仓储方面尽量实现不积压库存,做好有效利用。

消除浪费,需要通过每一个环节的改善,建立稳定、有序、标准化作业的自循环组织系统。我们要养成闭环思维,将整个工作当成一个不断循环往复的生态系统来思考、来安排现在这一步及下一步的工作,消除重复、多余、无效动作。(例如新签收了一份公司文件,完成查阅及相关工作部署,当下这一步的工作已经完成,但我们不应该随便搁置文件,应该按照3S的要求,为下一步存放与查阅做好准备工作,将文件保存到匹配的档案盒中,并建立电子与纸质档案目录。)只保留一步到位、简单有效的一个动作,只有这样才能消除浪费,建立高效循环的工作系统。

消除浪费,需要养成勤俭节约的习惯。勤俭节约不仅能让我们在万众炜业享受到身股分红带来的利润,也能让我们在生活中养成勤俭持家的好习惯。清末一代封疆大吏曾国藩以“勤、俭”二字训诫子孙,曾家历经200年出现了240位有名望的人才,真正实现了曾国藩“长盛不衰、代有人才”的夙愿。不论是一个企业,还是一个家族,甚至于每一个个体,勤俭节约都对其自身发展有着极大的促进作用。

此刻,让我们许诺,消除浪费从现在开始,从自身做起,逐步养成勤俭节约的习惯,乃至成为我们的一种人格素养。